Saksbehandling
eFormidling lar din virksomhet sende og motta meldinger som del av saksbehandling.
- Introduksjon
- Meldingsinnhold
- Adressere meldinger
- Sende meldinger
- Motta meldinger
- Varsling
- Forutsetninger
- Konfigurasjon
- Utvikling
Introduksjon
Saksbehandling er prosessen fra en utløsende hendelse frem til et vedtak. Mulige utløsende hendelser inkluderer å sende en søknad eller å få barn. Forvaltningsloven definerer et vedtak som en avgjørelse som treffes under utøving av offentlig myndighet og som generelt eller konkret er bestemmende for rettigheter eller plikter til private personer (enkeltpersoner eller andre private rettssubjekter). Saksbehandlingsregler for offentlige myndigheter finnes i Forvaltningsloven med tilpasninger fra regelverk for ulike områder som for eksempel barnevern.
Offentlige virksomheter bruker vanligvis saksbehandlingssystemer for å legge til rette for effektiv saksbehandling og etterlevelse av saksbehandlingsregler. Mange av saksbehandlingssystemene inneholder støtte for journalføring og arkivering og kalles gjerne sak- og arkivsystemer. Det finnes også mange saksbehandlingssystem tilpasset spesifikke områder (for eksempel barnevern) som gjerne kalles fagsystemer.
Som del av saksbehandlingen vil det ofte være behov for kommunikasjon mellom flere virksomheter. Eksempel inkluderer:
- Innhenting av dokumentasjon
- Klagebehandling
- Kvalitetssikring
I disse tilfellene er det vanligvis ønskelig at kommunikasjonen går direkte mellom virksomhetenes saksbehandlingssystem slik at dokumentene som sendes og mottas automatisk kan knyttes til den aktuelle saken. eFormidlings støtte for saksbehandling gir effektiv kommunikasjon om saker mellom ulike saksbehandlingssystem. eFormidling kan også brukes for å legge til rette for (del-)automatisert saksbehandling.
Saksbehandling representeres med følgende prosesser for mottaker:
| Prosessnavn | Prosessidentifikator |
|---|---|
| Administrasjon | urn:no:difi:profile:arkivmelding:administrasjon:ver1.0 |
| Helse, sosial og omsorg | urn:no:difi:profile:arkivmelding:helseSosialOgOmsorg:ver1.0 |
| Kultur, idrett og fritid | urn:no:difi:profile:arkivmelding:kulturIdrettOgFritid:ver1.0 |
| Natur og miljø | urn:no:difi:profile:arkivmelding:naturOgMiljoe:ver1.0 |
| Næringsutvikling | urn:no:difi:profile:arkivmelding:naeringsutvikling:ver1.0 |
| Oppvekst og utdanning | urn:no:difi:profile:arkivmelding:oppvekstOgUtdanning:ver1.0 |
| Plan, bygg og geodata | urn:no:difi:profile:arkivmelding:planByggOgGeodata:ver1.0 |
| Skatter og avgifter | urn:no:difi:profile:arkivmelding:skatterOgAvgifter:ver1.0 |
| Tekniske tjenester | urn:no:difi:profile:arkivmelding:tekniskeTjenester:ver1.0 |
| Trafikk, reiser og samferdsel | urn:no:difi:profile:arkivmelding:trafikkReiserOgSamferdsel:ver1.0 |
Saksbehandling representeres med følgende prosess for avsender:
| Prosessnavn | Prosessidentifikator |
|---|---|
| Arkivmelding-respons | urn:no:difi:profile:arkivmelding:response:ver1.0 |
Hvilke prosesser en mottaker støtter er opp til mottakeren og fremgår av mottakerens kapabiliteter. Mottakeren kan på sin side velge å håndtere ulike prosesser ulikt. For eksempel ved å rute meldingene til ulike fagsystem eller til ulike arbeidslister i samme system. Vanligvis opptrer en virksomhet både som avsender og mottaker, men det er også mulig å bare opptre som avsender.
Meldingsinnhold
Det er bare en dokumenttype som støttes for saksbehandling.
| Dokumenttype | Meldingstjenester |
|---|---|
| Arkivmelding | eFormidlings meldingstjeneste KS SvarUt Altinn Digital Post |
I tillegg forventer avsender en kvittering fra mottaker som en bekreftelse på at en melding er levert helt frem til mottakers system (ikke bare til mottakers integrasjonspunkt).
| Dokumenttype | Meldingstjenester |
|---|---|
| Arkivmelding-kvittering | eFormidlings meldingstjeneste KS SvarUt Altinn Digital Post |
Adressere meldinger
Meldinger adresseres fra avsenders organisasjonsnummer til mottakers organisasjonsnummer.
For mottakere som selv bruker eFormidling blir eFormidlings meldingstjeneste foretrukket. For mottakere som ikke bruker eFormidling blir KS SvarUt foretrukket dersom mottaker bruker denne tjenesten. For alle andre mottakere foretrekkes Altinn Digital Post.
eFormidling?} B{Bruker mottaker
KS SvarUt?} U(eFormidlings meldingstjeneste) V(KS SvarUt) W(Altinn Digital Post) A -->|Ja| U A -->|Nei| B B -->|Ja| V B -->|Nei| W
Noen virksomheter kan ikke nås med disse meldingstjenestene. Dette gjelder for eksempel utenlandske virksomheter. I slike tilfeller kan en sende fysisk post til virksomhetene med hjelp av utskriftstjenesten i digital post til innbyggere (DPI). Les mer om hvordan dette fungerer på:
Sende meldinger
Først gjøres et kapabilitetsoppslag for å se hvilke dokumenttyper mottakeren støtter for saksbehandling. Virksomhetens fagsystem bygger så en melding med ønsket dokumenttype. Til slutt sendes meldingen til integrasjonspunktet, som sørger for at meldingen rutes til foretrukket meldingstjeneste.
fagsystem participant B as Virksomhetens
integrasjonspunkt participant C as Adressetjeneste participant D as eFormidlings meldingstjeneste participant E as KS SvarUt participant F as Altinn Digital Post A->>B: Kapabilitetsoppslag B->>C: Kapabilitetsoppslag A->>+B: Utgående melding `arkivmelding` B->>D: Alt 1) B->>E: Alt 2) B->>-F: Alt 3)
Nærmere beskrivelse av de aktuelle meldingstjenestene finnes på:
Motta meldinger
eFormidling lar din virksomhet motta meldinger i forbindelse med saksbehandling. eFormidling støtter mottak av meldinger fra andre virksomheter som bruker eFormidling og meldinger sendt til din virksomhets konto hos KS SvarInn. Sistnevnte mulighet lar kommunene kommunisere effektivt med virksomhetene som bruker eFormidling.
Virksomhetens fagsystem mottar kontinuerlig innkommende meldinger fra virksomhetens integrasjonspunkt som igjen mottar meldingene fra meldingstjenestene virksomheten bruker.
fagsystem participant B as Virksomhetens
integrasjonspunkt participant C as eFormidlings meldingstjeneste participant D as KS SvarInn C->>B: Innkommende melding D->>B: Innkommende melding B->>A: Innkommende melding
Nærmere beskrivelse av de aktuelle meldingstjenestene finnes på:
Varsling
Avsenders system mottar statusmeldinger når en melding blir levert. Avsenders system mottar også statusmeldinger ved feilsituasjoner og når en melding ikke blir levert innenfor den definerte levetiden. Avsenders system kan varsle avsenderen om både vellykkede sendinger og avvik.
eFormidling sender i tillegg epost-varsel om eventuelle avvik til avsenders definerte varslingspunkt. Varsel samles opp og sendes periodisk.
Ved mottak til fagsystem kan mottakende system gjøre varsling om mottak av melding slik at meldingen ikke risikerer å bli liggende ulest.
Ved mottak til Altinn Digital Post kan virksomheten varsles om mottak av melding. Varsel går til virksomhetens registrerte varslingsadresse i Enhetsregisteret.
Forutsetninger
- Bruk av eFormidlings meldingstjeneste krever avtale
- Bruk av KS SvarUt og SvarInn krever avtale
- Bruk av Altinn Digital Post krever avtale
Konfigurasjon
Følgende konfigurasjon er nødvendig for full funksjonalitet:
- Minimumskonfigurasjon av integrasjonspunktet
- Konfigurasjon av eFormidlings meldingstjeneste
- Konfigurasjon av KS SvarUt og SvarInn
- Konfigurasjon av Altinn Digital Post
Det er også støtte for delvis konfigurasjon. Delvis konfigurasjon medfører at en ikke når alle mottakere. For eksempel trenger en ikke konfigurere KS SvarUt dersom en bare skal nå statlige virksomheter. En trenger heller ikke konfigurere KS SvarInn dersom en ikke ønsker å motta fra avsendere som bruker KS SvarUt.